Văn phòng kế toán: Cách bố trí bàn, tủ hồ sơ và két sắt an toàn
Bộ phận kế toán lưu giữ chứng từ, hóa đơn và nhiều tài liệu quan trọng, nên nội thất cần ưu tiên tính an toàn, khả năng lưu trữ và sự ngăn nắp. Bài viết gợi ý cách chọn và bố trí bàn, tủ hồ sơ, tủ sắt cho văn phòng kế toán để làm việc thuận tiện và bảo mật.
Đặc thù của phòng kế toán
- Lượng hồ sơ, chứng từ giấy lớn và cần lưu nhiều năm.
- Cần khu vực yên tĩnh, ít bị người ngoài đi qua.
- Tài liệu quan trọng cần có khóa an toàn.
- Nhân viên ngồi lâu, thường xuyên nhập liệu.
Chọn bàn làm việc cho kế toán
Bàn nên có hộc kéo có khóa để cất chứng từ đang xử lý và đủ mặt bàn đặt máy tính, máy tính cầm tay, giấy tờ. Kích thước 1400 x 700 mm hoặc 1600 x 700 mm là phổ biến. Bàn có vách ngăn thấp giúp tạo riêng tư khi đối chiếu số liệu. Xem bàn làm việc và hộc tủ di động.
Tủ hồ sơ và tủ sắt
| Loại tủ | Ưu điểm | Phù hợp |
|---|---|---|
| Tủ hồ sơ gỗ thấp | Gọn, đặt cạnh bàn hoặc dùng làm vách thấp | Hồ sơ đang xử lý, tài liệu dùng hằng ngày |
| Tủ gỗ tài liệu cao | Chứa nhiều, thẩm mỹ | Tài liệu lưu trữ nhiều |
| Tủ tài liệu sắt | Chắc, chống mối mọt, có khóa | Chứng từ, hợp đồng quan trọng |
| Két sắt | Bảo mật cao nhất | Tiền mặt, giấy tờ có giá trị |
Tham khảo tủ hồ sơ thấp, tủ gỗ tài liệu và tủ tài liệu sắt.
Bố trí phòng kế toán
- Đặt khu làm việc cuối phòng, xa cửa ra vào để tăng tính riêng tư.
- Tủ hồ sơ đặt dọc tường, trong tầm với của nhân viên.
- Két sắt nên đặt nơi kín đáo, cố định chắc chắn.
- Chừa lối đi rộng khoảng 90 cm để dễ lấy hồ sơ.
- Phân khu hồ sơ theo năm hoặc theo loại chứng từ để dễ tra cứu.
Mẹo giữ hồ sơ ngăn nắp
- Dùng bìa và nhãn dán rõ ràng theo thời gian, loại chứng từ.
- Không chất quá tải trong tủ, dễ cong kệ.
- Khóa tủ cuối ngày, giữ chìa ở nơi an toàn.
- Đặt tủ cách xa nguồn nước và điểm dễ ẩm.
Câu hỏi thường gặp
Phòng kế toán nên dùng tủ gỗ hay tủ sắt?
Có thể kết hợp: tủ gỗ cho tài liệu dùng hằng ngày, tủ sắt cho chứng từ quan trọng cần khóa chắc và chống mối mọt.
Cần bao nhiêu mét tủ cho hồ sơ lưu trữ?
Phụ thuộc quy mô doanh nghiệp. Nên tính số năm lưu trữ và lượng chứng từ mỗi năm để chọn số ngăn hợp lý, chừa khoảng 20–30% dự phòng.
Nhận tư vấn và báo giá tủ hồ sơ tại Nội thất SG
Bạn đã có kích thước mặt bằng hoặc số lượng cần mua? Gửi cho Nội thất SG để được tư vấn mẫu phù hợp và báo giá nhanh. Bạn cũng có thể tham khảo thêm các sản phẩm khác của Nội thất SG.
- Hotline: 0901.288.199 – 078.8911.688
- Zalo: zalo.me/0788911688
